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Résumé des fonctions

Sous la direction du Gestionnaire, services d'approvisionnement, L’Agent d’approvisionnement a pour rôle et pouvoirs d’obtenir des biens et des services au nom du CRDI. Le titulaire du poste fournit des services d’approvisionnement conformément aux politiques et normes en vigueur au CRDI, administre des services de logistique et de réinstallation, et fournit une orientation, des conseils et du soutien pour veiller à l’efficacité, à l’efficience et à la transparence des processus d’approvisionnement et à l’obtention du meilleur rapport qualité-prix pour le CRDI, et ce, tout en assurant un excellent service à la clientèle à l’interne. En outre, l’agent d’approvisionnement appuie le gestionnaire dans l’exercice des responsabilités et dans l’élaboration de nouveaux outils, élabore de nouveaux outils ainsi que des séances de formation, suit les pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement et s’acquitte d’autres tâches, au besoin.

Tâches ou responsabilités principales

Approvisionnement

Conseiller et orienter les clients sur les questions touchant l’approvisionnement, et les encadrer dans la mise en place des processus requis (demandes de propositions, critères d’évaluation des soumissions, etc.) de manière à répondre à leurs besoins, à obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le CRDI et à faire en sorte que les processus d’approvisionnement soient équitables, ouverts et transparents

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Analyser les demandes des clients et choisir la méthode d’approvisionnement la plus indiquée en se fondant sur les pratiques et politiques établies et sur les précédents; en l’absence de précédents, concevoir de nouvelles pratiques et procédures et les recommander le gestionnaire

Planifier, organiser et diriger le processus d’appel d’offres, y compris la rédaction et la diffusion des demandes de prix, des demandes de renseignements, des demandes d'expression d'intérêt, des demandes de propositions, de même que l’établissement des critères d’évaluation des soumissions

Présider les comités d’évaluation des soumissions, ce qui consiste à guider les membres au long du processus d’évaluation concurrentiel et à assurer son intégrité, tout en soutenant le processus de sélection et de prise de décision

Animer des séances d’information à l’intention des soumissionnaires; faire preuve de jugement et de tact tout en protégeant les renseignements confidentiels et tenir des dossiers complets et exacts sur lesquels l’on pourra s’appuyer en cas de litige

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Analyser, négocier et préparer des contrats et veiller à ce qu’ils contiennent les modalités voulues afin de protéger les intérêts du CRDI

Suivre et évaluer l’évolution des contrats, coordonner leur renouvellement au besoin, passer en revue et approuver les factures en vue de leur paiement et régler tout problème relatif à ces questions; effectuer une évaluation une fois le contrat échu

Créer et tenir à jour les dossiers relatifs à l’approvisionnement, y compris les dossiers électroniques dans le système de planification des ressources de l’entreprise (PRE) du CRDI; assurer l’exactitude et l’intégrité des données grâce à la production régulière de rapports et à un examen et à une mise à jour périodiques des données

Se tenir au fait des nouveautés et des progrès dans le domaine de l’approvisionnement et de la gestion des stocks en faisant des recherches, en lisant des revues spécialisées et en assistant à des colloques, conférences et séances de formation

Réinstallations

Analyser les besoins du client, conseiller et orienter le client et sa famille quant à ce à quoi ils ont droit en vertu de la politique du CRDI en matière de réinstallation, coordonner la réinstallation avec le client, la Division des ressources humaines, le bureau régional, l’entreprise de déménagement et toute autre partie concernée; veiller à ce que les besoins en matière d’expédition du client soient satisfaits, ce qui exige de faire preuve de jugement et de souplesse et de s’inspirer à la fois des précédents en ce qui a trait à l’interprétation de la politique et des pratiques et procédures établies

Planifier et organiser la logistique de manière à ce que les biens meubles et effets personnels du client soient expédiés en toute sécurité et avec efficacité, ce qui suppose notamment de faire faire l’inventaire, d’obtenir et d’évaluer des devis, de choisir une soumission, de préparer et d’administrer des contrats, d’obtenir une assurance pour le transport maritime et s’occuper du dédouanement, et d’agir en tant qu’intermédiaire entre le client, l’entreprise de déménagement, l’entreprise de transport, l’assureur et le personnel du bureau régional pour faire en sorte que le chargement expédié arrive en bon état et en temps voulu

Consigner et fournir les données statistiques requises aux fins de gestion, de budgétisation et de planification

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Logistique

Conseiller et orienter les clients au sujet des méthodes et des services d’expédition au pays et à l’étranger de même que sur les risques et les coûts qui y sont associés

Analyser les besoins logistiques et choisir les méthodes et services appropriés en fonction des pratiques usuelles; planifier l’expédition, puis en assurer l’exécution et le suivi

Fournir les autorisations écrites requises, donner des directives et préparer la documentation en matière d’import-export à l’intention des fournisseurs, des agents d’expédition ou des transporteurs, pour faire en sorte que le chargement expédié arrive en bon état et en temps voulu; avec l’aide du fournisseur, veiller au respect de la réglementation en matière d’expédition de marchandises au pays et à l’étranger et de la réglementation douanière, et prendre les mesures nécessaires pour régler tout problème et tout différend

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Coordonner la prestation de services de courtage en douanes et produire la documentation douanière voulue en temps opportun de façon à assurer le respect des exigences douanières

Soutien des systèmes et des processus

Fournir les analyses, les renseignements et les conseils requis pour la mise au point de nouveaux outils d’approvisionnement et contribuer à l’élaboration et à la mise en oeuvre de ces outils

En l’absence de précédents, examiner, concevoir et recommander de nouvelles pratiques et procédures à appliquer au CRDI

Préparer et tenir à jour la documentation sur les systèmes et les processus

En qualité d’expert du module des achats du système de PRE du CRDI, fournir des conseils techniques et participer à la conception, à la mise au point, à la modification, à la mise à l’essai et à la mise en oeuvre de certains systèmes des finances et de l’administration et assurer le maintien de ces systèmes de manière à ce qu’ils permettent de répondre efficacement aux besoins des clients

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Encadrer et soutenir les utilisateurs du module des achats et, lorsqu’ils rencontrent des problèmes, en trouver la cause

Participer activement à la conception des séances de formation offertes aux clients du CRDI et à leur animation

Encadrer, soutenir et orienter les personnes qui n’utilisent pas les systèmes afin de les aider à mieux saisir la raison d’être et le rôle du secteur de l’approvisionnement

Autres

Trouver le juste équilibre entre la gérance financière et le bon service à la clientèle, en déterminant la voie qu’il convient de suivre dans l’exercice courant des activités d’approvisionnementGel Evo Tiger Printempsété Chaussures Lyte Hommes 2018 Asics ukZPXiTO

S’acquitter des tâches connexes que lui confie l’équipe de gestion des approvisionnements avec l’aval de la direction

Complexité du travail

L’agent d’approvisionnement doit veiller à ce que les services qu’il fournit soient conformes aux politiques, pratiques et procédures du CRDI, au mandat de la Direction générale des ressources et aux besoins des clients.

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Le titulaire du poste appartient à la Division des finances et de l’administration; il et appuie ses collègues et participe à la mise au point et en place de nouveaux outils, de nouvelles formations et d’améliorations sur le plan opérationnel ou autre, selon les besoins.

Le titulaire influence les décisions en matière d’approvisionnement en biens et services et de services de réinstallation et de logistique connexes qui auront des répercussions sur les budgets, les plans de travail et l’efficacité des projets et des activités du CRDI.

Le titulaire doit être en mesure d’établir et de définir les besoins de façon à fournir les conseils, l’orientation et les recommandations appropriés. Pour ce faire, il doit poser suffisamment de questions aux personnes concernées, s’appuyer sur les précédents et sur les connaissances acquises de même qu’interpréter, évaluer et communiquer les politiques, pratiques et procédures actuelles du CRDI ainsi que les pratiques qui ont cours dans l’industrie.

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